Introduction
Permettre aux employés d’utiliser les véhicules de l’entreprise à des fins personnelles est une pratique répandue. C’est un avantage attrayant pour les employés, aidant les entreprises à recruter des talents qualifiés et à accroître leur compétitivité. Mais comment surveiller efficacement ce processus, générer des rapports et éviter les abus d’utilisation des véhicules d’une manière simple? Pour répondre à ce besoin, Tracker4Fleet Telematics a développé un mode spécial de traceur GPS qui permet de basculer entre les modes de conduite privée ou professionnelle tout en respectant la confidentialité des données.
Défi
Dans de nombreuses petites et moyennes entreprises dans le monde entier, il est courant de permettre aux propriétaires et aux employés d’utiliser les voitures, camions ou fourgonnettes de l’entreprise à des fins personnelles. Par exemple, pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail; pour des déplacements sans lien avec l’entreprise, comme des visites médicales ou des courses; ou encore pour utiliser le véhicule pendant les vacances ou le week-end.
L’utilisation d’une voiture de société est souvent perçue comme un avantage attrayant pour les employés, les dispensant de posséder un véhicule personnel, ce qui leur fait économiser une somme importante. Les entreprises qui souhaitent attirer et retenir les meilleurs talents peuvent inclure un véhicule de société comme un élément attractif dans le package de rémunération.
De plus, lorsque l’employé utilise un véhicule de société pour des usages personnels, cela devient imposable dans certains pays et doit être déclaré aux autorités. Il est donc essentiel d’avoir un système fiable de génération de rapports pour éviter les papiers inutiles, erreurs et controverses, conforme aux exigences des autorités locales.
De plus, comment surveiller et gérer efficacement un usage « raisonnable » des véhicules de l’entreprise ? À quel point est-ce trop et comment, en tant que propriétaire de véhicule d’entreprise, en être certain ?
Pour résumer, voici quelques cas d’usage :
- Suivi des employés uniquement pendant les heures de travail en activant un mode privé après les heures de bureau.
- Suivi dans des zones spécifiques et exclusion de suivi dans certaines zones géographiques (par exemple, zones résidentielles).
En tenant compte de tout cela, voici une question : comment les propriétaires d’entreprise et les gestionnaires de flotte permettant aux employés de conduire les voitures de l’entreprise peuvent-ils surveiller, superviser et, si nécessaire, restreindre ce processus de manière simple ? Chez Tracker4Fleet Telematics, nous avons développé une solution intelligente dans notre logiciel de traceur GPS : le mode de conduite privée ou professionnelle.
Solution
Alors, qu’est-ce que le mode de conduite privée ou professionnelle et comment l’utiliser de manière optimale pour votre entreprise ?
Le mode de conduite privée ou professionnelle est une fonctionnalité utile du traceur GPS Tracker4Fleet, qui permet aux conducteurs ou aux gestionnaires de flotte de masquer temporairement les données GPS du véhicule, c’est-à-dire de désactiver les coordonnées GPS en un clic. Les flottes d’entreprise peuvent utiliser cette fonctionnalité pour offrir des périodes de confidentialité lorsque les employés utilisent un véhicule de l’entreprise. Cette fonctionnalité permet également aux travailleurs indépendants de transformer leur propre voiture en un actif professionnel.
En substance, cela fonctionne ainsi : lorsque le mode de conduite professionnelle est activé, le journal électronique du traceur GPS Tracker4Fleet continue de suivre et d’enregistrer tous les événements du véhicule configurés automatiquement et envoie les données à un serveur dédié. Si le mode de conduite privée est activé, le calcul du compteur kilométrique (optionnel) et d’autres événements ne seront PAS enregistrés (c.-à-d. masquage des données GPS). Ce mode permet également aux entreprises européennes de se conformer au Règlement général sur la protection des données de l’UE.
Le mode de conduite privée peut être activé de plusieurs façons (déclencheurs), par exemple en utilisant une entrée numérique du traceur (DIN) connectée à un bouton, une commande GPRS/SMS, une commande Bluetooth 4.0 LE ou l’application mobile Tracker4Fleet. Le mode peut être activé par le conducteur ou par la gestion de la flotte.
Après la configuration du traceur, il existe trois options de masquage des données GPS :
- Normal – aucun changement n’est apporté aux données GPS et aux éléments GSM. Tous seront suivis selon la configuration de l’appareil.
- Envoyer les données comme zéro – envoie les données GPS comme ‘0’ au serveur pour les éléments I/O suivants : latitude, longitude, altitude, nombre de satellites, paramètres ‘GSM Cell ID’ et ‘GSM Area Code’. Si cette option est choisie et que le mode de conduite privée est activé, la marque de suivi du véhicule disparaîtra de la carte jusqu’à ce que le mode soit remis en mode de conduite professionnelle.
- Dernière position connue – la dernière position GPS connue avant d’entrer en mode privé est envoyée dans chaque enregistrement au serveur. Les éléments I/O GSM sont envoyés comme ‘0’. Dans ce cas, la marque de suivi du véhicule restera immobile, montrant la dernière position connue sur la carte jusqu’à ce que le mode soit remis en mode de conduite professionnelle.
Pour mieux répondre aux besoins de l’entreprise, ce mode propose une fonctionnalité pratique de réglage hebdomadaire automatisant l’activation/désactivation du statut de conduite privée ou professionnelle et une option de contrôle de la sortie numérique du traceur (DOUT) pour activer un dispositif externe, comme une LED, pour indiquer au conducteur que le mode est actif, ainsi que d’autres paramètres utiles.
Veuillez noter que si cela est configuré correctement, le mode de conduite privée peut être automatiquement désactivé dans tout appareil GPS Tracker4Fleet en cas de remorquage, de débranchement, de détection d’accident et si les conditions d’autogéorepérage sont remplies. Cela permet de conserver les fonctionnalités de sécurité du traceur, rendant le véhicule moins attrayant pour les voleurs, quel que soit le mode choisi par le conducteur.
Pour les rapports d’utilisation de véhicules privés ou professionnels et/ou les résumés détaillés de statistiques, tout rapport requis spécifique aux lois et règlements fiscaux d’un pays ou aux besoins de gestion de flotte d’entreprise doit être mis en œuvre dans le logiciel développé par l’entreprise ou les plateformes des prestataires de services télématiques, basé sur les événements et les données I/O des traceurs GPS Tracker4Fleet.
Topologie
Avantages
- Suivi et gestion simplifiés de l’utilisation privée ou professionnelle des véhicules – mode de conduite privée ou professionnelle facile à utiliser et précis avec automatisation des réglages hebdomadaires et multiples options d’activation de mode pour répondre aux besoins de l’entreprise.
- Favorise la discipline des conducteurs et encourage des habitudes d’utilisation souhaitables – le suivi et la surveillance constants de la routine du personnel de flotte, combinés à un système de motivation approprié, optimiseront cette procédure. Tous les conducteurs sont responsables, pas d’abus ni de suppositions.
- Respect des lois et réglementations fiscales locales – si applicable, les rapports nécessaires peuvent être générés et soumis aux autorités locales en un clic, évitant ainsi les papiers inutiles, les erreurs et les pénalités pour dépôt tardif ou inexact.