Intro
Autoriser les employés à conduire des véhicules de société pour des raisons personnelles est une pratique très répandue. Il s’agit d’un avantage attrayant pour les employés, qui aide les propriétaires d’entreprises à embaucher des personnes qualifiées et à renforcer leur compétitivité. Mais comment contrôler et gérer efficacement ce processus, générer des rapports et éviter une utilisation abusive de la voiture sans problème ? Pour aider les entreprises dans ce domaine, Tracker4Fleet Telematics a développé un mode de suivi GPS spécial, permettant la sélection d’un mode professionnel ou privé afin de respecter la vie privée de vos employés.
Défi
Il est assez courant dans de nombreuses petites et moyennes entreprises de la plupart des pays du monde de permettre aux propriétaires et aux employés de conduire des voitures, des camions ou des fourgonnettes de société pour des raisons personnelles. Par exemple, faire régulièrement la navette entre le domicile et le lieu de travail ; autoriser des déplacements sans rapport avec l’objet de l’organisation, le travail ou le commerce (par exemple, hôpital, centre commercial, funérailles) ; utiliser un véhicule pendant les vacances ou le week-end ; même permettre qu’il soit utilisé occasionnellement par une personne autre qu’un employé d’une entreprise, etc.
L’utilisation d’une voiture de société est souvent perçue comme un avantage attrayant pour les employés, car elle leur évite de devoir posséder leur propre véhicule et leur permet d’économiser une somme d’argent considérable ou de devoir contracter un prêt automobile. Les entreprises qui veulent attirer, embaucher et garder les meilleurs et les plus brillants membres du personnel peuvent offrir des avantages tels qu’un véhicule de fonction comme élément attrayant d’un programme de rémunération.
Et ce n’est pas tout : lorsqu’un employé utilise un véhicule de société à des fins personnelles, celui-ci devient imposable dans certains pays et doit être déclaré aux autorités. Si c’est le cas, il doit s’agir d’une option pratique et fiable de production de rapports qui évite la paperasserie excessive, les erreurs, les controverses et qui soit acceptée par les autorités compétentes.
De plus, comment contrôler et gérer efficacement un usage personnel « équitable » des véhicules de société ? Où se trouve la limite et comment pouvez-vous, en tant que propriétaire d’un véhicule de société, en être sûr ?
Pour résumer, il y a quelques cas d’utilisation :
- Vous pouvez uniquement effectuer le suivi de vos employés pendant les heures de travail en activant une sorte de mode privé après les heures de travail/bureau.
- Le suivi dans des zones spécifiques et exclusion du suivi des employés lorsqu’ils pénètrent des zones géographiques spécifiques (par exemple, les zones d’habitation).
Compte tenu de ce qui précède, voici une question : comment les propriétaires d’entreprises et les gestionnaires de parcs automobiles qui autorisent leurs employés à conduire des voitures de société peuvent-ils contrôler, superviser et, si nécessaire, limiter ce processus sans tracas ? Pour aider les entreprises et les organisations dans ce domaine, nous, à Tracker4Fleet Telematics, avons développé une solution assez intelligente via un logiciel de traçage GPS – le mode de conduite privé/entreprise.
Solution
Alors, qu’est-ce qu’un traceur avec Mode professionnel ou privé, quelles sont les meilleures pratiques pour l’utiliser et comment en tirer le maximum de bénéfices pour votre entreprise ?
Le mode conduite privée/affaires est une fonction utile du traceur GPS Tracker4Fleet qui permet aux conducteurs et/ou au gestionnaire de la flotte de masquer temporairement le suivi des données GPS des véhicules, pour ainsi dire – de désactiver les coordonnées GPS d’un simple clic. Les flottes d’entreprise peuvent utiliser cette fonctionnalité pour s’adapter facilement aux situations où les employés (conducteurs) ont besoin d’une certaine intimité lorsqu’ils utilisent une voiture de société. De plus, les indépendants peuvent facilement convertir leur propre voiture en un bien commercial. Nous avons mis en place cette fonctionnalité en tant qu’option logicielle spéciale de Tracker4Fleet.
En substance, cela fonctionne comme ceci : lorsque le mode conduite entreprise est activé, le journal électronique du GPS Tracker4Fleet suit et enregistre automatiquement tous les événements pré-configurés du véhicule et envoie les données à un serveur dédié. Si le mode de conduite privé est activé, les calculs du compteur kilométrique (facultatif) et certains autres événements ne seront PAS enregistrés (alias masquage des données GPS). Ce mode permet également aux entreprises européennes de se conformer au règlement général de l’UE sur la protection des données.
Le mode de conduite privé peut être activé de plusieurs façons (aussi appelées « Déclencheurs »), par exemple en utilisant l’entrée numérique (DIN) du traceur connectée à un bouton, une commande GPRS/SMS, une commande Bluetooth 4.0 LE, l’application mobile Tracker4Fleet. Le mode peut être activé par un conducteur ou par le responsable de la flotte.
Lors de la mise en place d’un traceur, il existe trois options de masquage des données GPS :
- Normal– aucune modification n’est apportée aux données GPS et aux éléments GSM. Ils seront tous suivis en fonction de la configuration des appareils.
- Données sous forme de zéro– envoie des données GPS à un serveur sous la forme d’un « 0 », avec les éléments d’entrée/sortie suivants : latitude, longitude, altitude, nombre de satellites, paramètres « GSM Cell ID » et « Code de zone GSM ». Si cette option est sélectionnée et que le mode de conduite privé est activé, la marque de repérage du véhicule disparaîtra de la carte dans le logiciel de localisation automatique des véhicules jusqu’à ce que le mode entreprise soit réactivé.
- Dernière position connue– la dernière position GPS connue du traceur juste avant de passer en mode privé sera envoyée dans chaque enregistrement à un serveur, « GSM Cell ID » et « Code de zone GSM », les éléments d’entrée/sortie seront envoyés comme « 0 » à un serveur. Dans ce cas, la marque de repérage du véhicule restera immobile, indiquant le dernier emplacement connu sur la carte jusqu’à la réactivation du mode de conduite entreprise.
Pour mieux répondre aux besoins des entreprises, ce mode dispose d’une fonctionnalité pratique de programmation des horaires hebdomadaires permettant d’automatiser la routine d’activation/désactivation du statut privé/entreprise et d’une option de contrôle de la sortie digitale du traceur (DOUT) pour activer un dispositif externe tel qu’une LED indiquant au conducteur le mode de conduite utilisé et d’autres réglages pratiques.
Veuillez noter que, s’il est pré-configuré en conséquence, le mode de conduite privé peut être automatiquement désactivé dans tout appareil GPS Tracker4Fleet en cas de remorquage, de débranchement, de détection d’accident et si les conditions de sécurité via géolocalisation sont activées et que ce scénario est déclenché. De cette façon, le propriétaire d’un véhicule bénéficiera de tous les dispositifs de sécurité du traceur et restera une cible moins attrayante pour les voleurs de voitures, quel que soit le mode choisi par le conducteur.
Pour en revenir aux rapports sur l’utilisation des véhicules en mode privé/entreprise et/ou au résumé détaillé des statistiques, tous les rapports requis spécifiques aux lois et règlements fiscaux d’un pays particulier ou aux besoins de gestion de la flotte des entreprises doivent être mis en œuvre dans un logiciel développé par l’entreprise elle-même ou dans des plateformes de fournisseurs de services télématiques basées sur les données des événements et des éléments d’E/S du GPS Tracker4Fleet.
Topologie
Avantages
- Surveillance et gestion sans problème de l’utilisation des véhicules en mode professionnel ou privé pour les flottes de toute taille– mode de conduite privé/entreprise facile à utiliser et précis avec l’automatisation des paramètres de l’horaire hebdomadaire et des options d’activation de plusieurs modes pour répondre aux besoins d’une entreprise.
- Stimuler la discipline des conducteurs et encourager les bonnes pratiques de conduite – le suivi et le contrôle permanents du parc automobile du personnel, combinés à la mise en place d’un système de motivation approprié, optimiseront cette procédure. Tous les conducteurs ont été tenus responsables, plus d’abus ni de devinettes.
- permet aux entreprises de se conformer aux lois et réglementations fiscales locales– le cas échéant, les rapports requis peuvent être générés en temps voulu et soumis aux autorités locales compétentes en un clic, ce qui permet d’éviter les formalités administratives inutiles, les erreurs, les pénalités pour déclaration inexacte ou tardive.