Intro

Werknemers toestaan om bedrijfsvoertuigen te besturen om persoonlijke redenen is een wijdverspreide praktijk. Het is een aantrekkelijk voordeel voor werknemers en helpt ondernemers om vakbekwame mensen in dienst te nemen en het concurrentievermogen te vergroten. Maar hoe kan men dit proces effectief monitoren en beheren, rapporten genereren en misbruik van de auto probleemloos vermijden? Om bedrijven hierbij te helpen heeft Tracker4Fleet Telematics een speciale GPS tracker-modus ontwikkeld.

Uitdaging

Het is in veel kleine en middelgrote bedrijven in de meeste landen van de wereld een vrij gangbare praktijk om eigenaars en werknemers toe te staan om bedrijfsauto’s, vrachtwagens of bestelwagens voor persoonlijke doeleinden te besturen. Bijvoorbeeld voor regelmatig woon-werkverkeer; voor reizen zonder verband met het doel van de organisatie, het werk of de handel (bv. ziekenhuis, winkelcentrum, begrafenis); voor gebruik op een vakantie of in het weekend; zelfs om af en toe te worden gebruikt door iemand anders dan een werknemer van een bedrijf en zo verder.

Het gebruik van een bedrijfsauto wordt vaak gezien als een aantrekkelijk voordeel voor werknemers, waarbij er geen noodzaak meer is om een eigen auto te bezitten, en hen een aanzienlijke hoeveelheid geld wordt bespaard of waarbij de noodzaak om een autolening aan te gaan wordt weggenomen. Bedrijven die de beste en slimste medewerkers willen aantrekken, inhuren en behouden, kunnen incentives aanbieden zoals een bedrijfswagen als verleidelijk onderdeel van een arbeidsvoorwaardenpakket.

En er is nog meer te overwegen – wanneer een werknemer een bedrijfswagen gebruikt voor persoonlijke doeleinden, wordt dit in sommige landen belastbaar en moet het bij de autoriteiten worden gerapporteerd. In dat geval moet er een handige en betrouwbare optie voor verslaglegging zijn, waarbij overmatig papierwerk, fouten en controverses worden vermeden en die door de bevoegde autoriteiten wordt geaccepteerd.

En hoe kan men effectief een ‘fair use’ persoonlijk gebruik van bedrijfsvoertuigen controleren en beheren? Hoeveel is te veel en hoe weet u dat als bedrijfsautobezitter zeker?

Samengevat zijn er enkele toepassingsvoorbeelden:

• Werknemers alleen tijdens werkuren volgen door een soort van Private Mode na de werk/kantooruren in te schakelen.
• In specifieke zones volgen en het volgen van werknemers bij het betreden van bepaalde geozones (bijv. woongebieden) uitsluiten.

Met dit alles in het achterhoofd is er een vraag – hoe kunnen de bedrijfseigenaren en wagenparkmanagers die medewerkers in bedrijfsauto’s laten rijden, dit proces op een probleemloze manier controleren, begeleiden en indien nodig beperken? Om bedrijven en organisaties hierbij te helpen hebben we hier bij Tracker4Fleet Telematics een vrij slimme oplossing ontwikkeld in de GPS trackersoftware – Privé/zakelijke rijmodus.

Oplossing

Dus, wat is een tracker privé/zakelijke rijmodus, wat zijn de beste manieren om dit in te zetten, en hoe kunt u er het maximale voordeel uit halen voor uw bedrijf?

Privé/zakelijke rijmodus is een handige functie van de Tracker4Fleet GPS-tracker die het mogelijk maakt voor bestuurders en/of wagenparkbeheer om het volgen van de GPS-gegevens van het voertuig tijdelijk te maskeren, om zo te zeggen – om de GPS-coördinaten uit te schakelen met een klik op de knop. Bedrijfswagenparken kunnen met deze functionaliteit handig inspelen op situaties waarin medewerkers (chauffeurs) behoefte hebben aan een zekere mate van privacy tijdens het gebruik van een bedrijfsauto. Bovendien kunnen zelfstandigen hun eigen auto gemakkelijk ombouwen tot een bedrijfsmiddel. We hebben deze functie geïmplementeerd als een Tracker4Fleet speciale software-optie.

In essentie werkt het zo – wanneer de zakelijke rijmodus is geactiveerd, houdt het elektronische logboek van Tracker4Fleet GPS tracker alle vooraf geconfigureerde voertuiggebeurtenissen automatisch bij en stuurt het gegevens naar een speciale server. Als de privémodus is geactiveerd, worden kilometertellerberekeningen (optioneel) en enkele andere gebeurtenissen NIET geregistreerd (ook wel GPS Data Masking genoemd). Ook stelt deze modus Europese bedrijven in staat om te voldoen aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming.

De privé rijmodus kan op een paar manieren worden ingeschakeld (ook wel Triggers genoemd), zoals door gebruik te maken van de digitale invoer van een tracker (DIN) die is aangesloten op een knop, GPRS/SMS-commando, Bluetooth 4.0 LE-commando, de mobiele toepassing Tracker4Fleet. De modus kan worden geactiveerd door een bestuurder of door de wagenparkbeheerder.

Bij het instellen van een tracker zijn er drie opties voor GPS Data Masking:

• Normaal – er worden geen wijzigingen aangebracht in de GPS-gegevens en GSM-elementen. Ze worden allemaal gevolgd volgens de configuratie van het apparaat.
• Gegevens verzonden als Nul – stuurt GPS-gegevens als ‘0’ naar een server de volgende I/O-elementen: breedtegraad, lengtegraad, hoogte, aantal satellieten, ‘GSM Cell ID’ en ‘GSM Area Code’ parameters. Als deze optie wordt gekozen en de privé-rijmodus wordt geactiveerd, verdwijnt een voertuigvolgsymbool van de kaart in de automatische voertuiglokalisatiesoftware totdat de modus wordt teruggeschakeld naar de zakelijke rijmodus.
• Laatst bekende positie – de laatst bekende tracker GPS-positie vlak voor het invoeren van de privé-rijmodus wordt in elk record naar een server gestuurd, ‘GSM Cell ID’ en ‘GSM Area Code, I/O-elementen worden als ‘0’ naar een server gestuurd. In dit geval blijft een voertuigvolgsymbool stilstaan en wordt de laatst bekende locatie op de kaart weergegeven totdat de modus wordt teruggeschakeld naar de zakelijke rijmodus.

Om nog beter tegemoet te komen aan de behoeften van het bedrijf, heeft deze modus een handige functie voor wekelijkse schema-instellingen, welke het mogelijk maakt om de activerings-/activeringsroutine van de privé/zakelijke status vooraf in te stellen en te automatiseren. Daarnaast een optie voor de outputcontrole (DOUT) van een tracker-digitaal om een extern apparaat te activeren, zoals een LED om aan te geven dat de modus in werking is en een aantal andere handige instellingen.

Houd er rekening mee dat de privé-rijmodus automatisch kan worden uitgeschakeld in elk Tracker4Fleet GPS-apparaat in het geval van slepen, loskoppelen, crashdetectie en als aan de Autogeofence-voorwaarden is voldaan en dit scenario wordt geactiveerd. Op deze manier profiteert de eigenaar van het voertuig van alle veiligheidsfuncties van de tracker en blijft het een minder aantrekkelijk doelwit voor autodieven, ongeacht welke modus de bestuurder kiest.

Terugkomend op de rapportage over het privé of zakelijk gebruik van voertuigen en/of een gedetailleerde samenvatting van de statistieken, moeten alle specifiek voor de belastingwetgeving en -regelgeving van een bepaald land vereiste rapporten en rapporten voor het beheer van het bedrijfswagenpark, worden geïmplementeerd in een door het bedrijf zelf ontwikkelde software of op Telematic Service Providers gebaseerde Tracker4Fleet GPS tracker events en I/O-elementen gegevens.

Topologie

Voordelen

• Probleemloze bewaking en verwerking van het privé- en zakelijk gebruik van het voertuig voor wagenparken van elke omvang – eenvoudig te gebruiken en nauwkeurige privé-/zakelijke rijmodus met automatisering van de instellingen voor wekelijkse schema’s en activeringsopties voor meerdere modi om aan de behoeften van een bedrijf te voldoen.
• Verhoogt de discipline van bestuurders en stimuleert het gewenste gebruik van het voertuig – een constante routinematige opvolging en controle door wagenparkpersoneel in combinatie met een aangepast motivatiesysteem zal deze procedure optimaliseren. Alle bestuurders blijven verantwoordelijk, geen misbruik of giswerk meer.
• Houdt bedrijven in overeenstemming met de lokale belastingwet- en regelgeving – indien van toepassing kunnen de vereiste rapporten tijdig worden gegenereerd en met een klik op de knop worden ingediend bij de juiste lokale autoriteiten, waardoor onnodig papierwerk, fouten en boetes voor onnauwkeurige of te late indiening van rapporten worden voorkomen.